S’équiper d’un logiciel pour caisse enregistreuse n’est pas une obligation pour les propriétaires de magasins. Cependant, il est particulièrement utile pour assurer la bonne traçabilité des recettes tout en facilitant les tâches. Par ailleurs, il permet de fournir sans effort toutes les pièces justificatives nécessaires lors d’un contrôle fiscal. Étant un outil spécialement conçu pour faciliter les tâches du commerçant, un logiciel de gestion caisse permet une gestion efficace de l’enregistrement au niveau de la caisse tout en générant des écritures comptables. Selon son niveau de fonctionnalités, un logiciel caisse est d’une grande aide au sein des magasins quel que soit le produit à commercialiser.
Les fonctionnalités à prendre en compte
Sur le marché, une multitude de modèles de logiciels dédiés existe pour rendre le choix plus délicat encore. En effet, ce ne sont pas tous les logiciels proposés qui font l’affaire, car son niveau d’efficacité doit correspondre aux besoins de vos magasins. C’est pour cela que des détails sont à voir de près avant de faire le choix.
Sachez alors qu’un tel logiciel doit impérativement vous permettre de suivre en temps réel vos recettes étant couplées à une caisse enregistreuse. Il s’agit d’ailleurs de l’un des principaux avantages de l’outil en question. Bien sûr, il doit assurer, non seulement l’encaissement, mais aussi la gestion commerciale de votre magasin. Grâce à un logiciel de caisse enregistreuse Fastmag, vous devez être en mesure de saisir des articles et des produits, d’éditer les tickets de caisse ainsi que les tickets Z, faire un choix de paiement, c’est-à-dire par carte bancaire ou par liquide, réaliser une configuration personnalisée selon l’utilisation, etc. Il existe une centaine de modèles de logiciel de caisse enregistreuse disponibles sur le marché, mais soyez sûr que l’outil de votre choix réponde à ces critères.
Selon le niveau d’efficacité proposé, l’outil permet de vous aider à gérer vos fichiers clients ainsi fournisseur en respectant le RGPD. Par ailleurs, il sera votre allié fidèle pour la gestion de stock l’analyse de votre vente ainsi que la prise en charge des codes. Tous ces détails à prendre en considération pour choisir un logiciel pouvant aider dans la gestion de stock.
Critères importants impactant le choix d’un logiciel de gestion de caisse
De manière plus générale, une caisse enregistreuse logiciel est choisie suivant deux critères, notamment l’adaptation à votre métier et son prix. Mais autant vous prévenir, que ce ne sont pas les critères de choix qui comptent. Le premier critère qui entre en jeu est le respect de la norme NF 525 ainsi que du RGPD et ce depuis 2018. Si la NF 525 vise à lutter contre la fraude de la caisse magasin, le RGPD est relatif aux traitements des données personnelles.
Cela fait, assurez-vous que la caisse enregistreuse logiciel de votre choix garantit une simplicité d’utilisation. Rien de pire qu’une caisse magasin difficile à manipuler alors que la boutique est bondée. Pour éviter cette peine, un logiciel avec interface facile à comprendre est de mise, car tout le monde n’est pas informaticien. Par ailleurs, c’est le gage d’une gestion optimisée que ce soit vos ventes ou vos stocks. Pour garantir cela, un logiciel crm pour caisse est idéalement adapté à votre cœur de métier.
Aussi, la sécurité offerte par le logiciel crm pèse sur la balance. N’oubliez jamais que vos clients ont des données personnelles à protéger. Si jamais, celles-ci viennent à être dévoilées, vous aurez des problèmes avec la RGPD. De ce fait, envisagez un logiciel erp pour encaissement avec un verrouillage pour être plus sécuritaire. Ce sera des codes adaptés que seul votre personnel dans votre commerce connaît.
Cela fait, soyez attentif sur le prix. Effectivement, un logiciel peut coûter cher, mais pas autant que le logiciel ERP lui-même. Bien sûr, le prix d’un logiciel pour la caisse d’un point de vente à ses fonctionnalités, mais pas que ! Au fait, d’autres services complémentaires impactent également ce prix. On parle ici notamment des services de maintenance, des mises à jour, des attestations de conformité, etc. Tout cela pour vous dire qu’il faut savoir bien comparer, pour éviter de penser que vous avez réalisé de bonnes affaires alors qu’en réalité, vous êtes perdant. Le mieux est de choisir un outil avec tous ces services intégrés.
Notoriété de l’auteur, un autre critère de choix à voir de près
Avant de choisir un logiciel pour votre point de vente, notre recommandation est de vous assurer du sérieux de son éditeur. À quel point est-il reconnu pour avoir une image à protéger ? Il s’agit en effet d’une garantie de la fiabilité de l’outil en question. Pour cela, prenez le temps de vous renseigner sur la notoriété de l’éditeur avant d’utiliser le logiciel pour vos activités de l’e-commerce. Aussi, les éditeurs implantés en France, ou du moins dans l’Union européenne sont à privilégier pour faciliter les poursuites judiciaires en cas d’éventuels litiges.
Aussi, cette option est un moyen de bénéficier d’un service client interactif qui s’occupe réellement de vos besoins. De la sorte, les problèmes techniques et fiscaux relatifs à l’utilisation du logiciel pour vos activités e-commerce se trouvent évités. Par ailleurs, la disponibilité des techniciens sera assurée en cas de problèmes ou simplement pour les maintenances et les mises à jour.
Parlant de l’expertise de l’éditeur, vous pouvez la vérifier en vous renseignant sur son ancienneté et le nombre d’entreprises qui lui ont déjà fait confiance. Si vous ne pouviez pas vous rendre sur le site officiel de l’éditeur, prenez le temps de jeter un coup d’œil sur les avis des utilisateurs pour avoir quelques idées sur la qualité de ses services. Comme tout achat, vous renseigner sur les prix vous permet de ne pas vous faire arnaquer par certains éditeurs peu scrupuleux. Autrement dit, le choix et l’achat du logiciel doivent se faire après une mûre réflexion.
Miser sur un logiciel ergonomique
Un logiciel de gestion de caisse est un outil qui vous accompagnera tous les jours, dans le cadre de votre commerce. Il contribue alors grandement à l’efficacité de vos enregistrements et de la traçabilité de vos recettes. Rien de plus normal si vous devez vous montrer exigeant sur le côté ergonomique. En plus d’être facile à utiliser pour vous et votre équipe, il doit aussi être doté d’une interface intuitive et sans complexe. Ici, le but est de permettre aux utilisateurs d’être à l’aise dans l’enregistrement.
Ceci étant dit, éviter de choisir un outil trop compliqué qui obligera le caissier à perdre du temps dans la recherche des fonctionnalités. Attention, sa facilité d’utilisation ne doit aucunement avoir un impact sur sa sécurité. Autrement dit, miser sur un logiciel avec des fonctionnalités simples permettant de réduire le temps d’attente des consommateurs ou au moment du passage en caisse.
L’ergonomie d’un logiciel se résume alors à la facilité d’accès aux informations quotidiennes sans beaucoup de difficultés. Par ailleurs, plus un logiciel est facile à utiliser, plus on limitera les erreurs de caisse et les éventuels problèmes, que ce soit pour votre stock ou votre traçabilité.