comprendre-facilement.fr
  • Home
  • Entreprises
  • Comment organiser le voyage d’affaires d’un collaborateur ?
Entreprises

Comment organiser le voyage d’affaires d’un collaborateur ?

2 (40%) 4 votes

Une bonne organisation des voyages d’affaires de ses employés donne des résultats appréciables pour l’entreprise. Cela contribue à accroître l’efficacité, à réduire les dépenses et à motiver les collaborateurs.

Préparer les documents de voyage

Les voyages d’affaires sont devenus une nécessité pour les entreprises qui souhaitent se développer à l’international. En effet, il est important de rencontrer ses clients, fournisseurs et partenaires autrement qu’à travers un écran d’ordinateur ou des conversations téléphoniques.

L’organisation d’un voyage d’affaires pour ses collaborateurs comporte plusieurs grandes étapes dont la première est la préparation des documents de voyage s’il s’agit d’un déplacement à l’étranger.

Il importe de vérifier la validité des passeports des collaborateurs qui partiront en voyage d’affaires. En règle générale, en France, le renouvellement d’un passeport n’est pas compliqué et se fait relativement rapidement. Toutefois, il est plus prudent de faire cette vérification bien avant la date du départ et faire un renouvellement anticipé, car certains pays exigent au moins six mois de validité du passeport après le retour du voyageur.

Une fois la question du passeport réglée, il faut s’occuper des visas de séjours qui sont obligatoires en fonction de la nature et de la durée du séjour pour certaines destinations. Bien entendu, les modalités de délivrance de visa varient d’un pays à un autre : gratuit, payant, délivré au moment de l’arrivée ou avant le départ à l’ambassade du pays en question. Pour ce dernier cas de figure, le mieux est de s’en occuper plusieurs semaines, voire des mois à l’avance.

Remplir les obligations médicales et souscrire à une assurance voyage

Après la partie administrative, il est temps de s’occuper de la santé qui est également très importante lors d’un voyage d’affaires. Il est à rappeler que certains vaccins sont obligatoires pour certaines parties du monde, notamment les pays où des épidémies sévissent. Le mieux est de s’informer auprès d’un organisme sanitaire, notamment le centre de vaccinations internationales d’Air France qui peut également délivrer une prescription médicale de prévention des maladies tropicales comme le paludisme. Il est à rappeler qu’un rappel des vaccins de base peut aussi être nécessaire.

Souscrire à une assurance voyage pour les collaborateurs qui partent en voyage d’affaires est aussi indispensable. Dans la plupart des cas, il s’agit d’une assurance mission professionnelle. Même si toutes les précautions ont été prises, les employés en déplacement ne sont pas à l’abri d’un accident ou d’un problème qui les dépassent pendant leur séjour. Une telle assurance couvre d’éventuels frais de rapatriement en urgence en cas d’incident grave.

Related posts

A qui confier la création de son site internet ?

Claude

En quoi consiste l’intégration de contenu ?

Claude